Een salarisstrook op Arkevia terugvinden vereist kennis van drie elementen: het adres van het portaal, de inloggegevens en het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld. Wanneer een van deze schakels ontbreekt, wordt de procedure ingewikkelder. Dit artikel meet de concrete knelpunten die werknemers en voormalige werknemers tegenkomen bij het proberen hun loonstroken op deze digitale kluis te recupereren.
Werknemersportaal en HR-portaal: twee Arkevia-adressen die niet verward mogen worden
Een eerste valkuil, zelden gedetailleerd beschreven, heeft te maken met het bestaan van twee verschillende interfaces. Werknemers loggen in op myarkevia.fr, terwijl de HR-diensten arkevia.com gebruiken. Het invoeren van het verkeerde adres leidt naar een ruimte waar uw persoonlijke inloggegevens niet werken.
| Criteria | myarkevia.fr (werknemer) | arkevia.com (HR / werkgever) |
|---|---|---|
| Doelgroep | Werknemer, voormalig werknemer | Payrolldienst, HR-beheerder |
| Toegang tot persoonlijke loonstroken | Ja | Nee (collectief beheer) |
| Account aanmaken | Via inloggegevens verstrekt door de werkgever | Via bedrijfscontract |
| Wachtwoord opnieuw instellen | Verband met het persoonlijke e-mailadres van de werknemer | Beheerdersprocedure |
Deze onderscheiding verklaart waarom sommige gebruikers in een lus blijven hangen op de inlogpagina. Als uw werkgever u een directe link heeft gegeven, controleer dan of deze daadwerkelijk naar myarkevia.fr verwijst voordat u een reset probeert.
Om toegang te krijgen tot uw Arkevia salarisstroken na vertrek uit het bedrijf, houd er rekening mee dat de digitale kluis aan u is gekoppeld, niet aan uw voormalige werkgever. Uw documenten worden daar tientallen jaren bewaard.
Wachtwoord opnieuw instellen Arkevia wanneer het e-mailadres niet meer toegankelijk is
De standaardprocedure voor het herstellen van toegang is gebaseerd op het verzenden van een resetlink naar het e-mailadres dat is opgegeven bij het aanmaken van het account. Het probleem doet zich voor wanneer dit adres een professioneel e-mailadres is dat is gedeactiveerd na uw vertrek, of een voormalige internetprovider waarvan de inbox is verwijderd.
Het concrete blokkade
U heeft nog steeds uw identificatie (vaak een personeelsnummer). U kent het portaal. U klikt op “Wachtwoord vergeten”. Het systeem stuurt een reset-e-mail, maar naar een inbox die u niet meer kunt openen. Er worden geen alternatieve opties aangeboden in de interface.
Mogelijke oplossingen
- Neem contact op met de HR-dienst van uw voormalige werkgever om de wijziging van het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld aan te vragen. De HR-beheerder kan in sommige gevallen deze informatie bijwerken via de interface arkevia.com
- Vraag rechtstreeks de technische ondersteuning van Arkevia om hulp door een identiteitsbewijs en uw personeelsnummer te verstrekken. De verwerkingstijden variëren, en deze procedure is niet gedocumenteerd op de site
- Als het adres een persoonlijk e-mailadres was (bijvoorbeeld van een voormalige internetprovider), probeer het dan opnieuw te activeren bij de provider voordat u de Arkevia-procedure opnieuw start
Deze situatie raakt vooral werknemers wiens eerste inlog is ingesteld met een professioneel e-mailadres door de payrolldienst, zonder dat zij de kans hebben gehad om dit te vervangen door een persoonlijk adres.
Eerste inlog Arkevia: personeelsnummer en geheime code, de gegevens die u moet terugvinden
De initiële activatie van een myarkevia.fr-account is gebaseerd op een personeelsnummer en een tijdelijke geheime code. Deze informatie wordt verstrekt door de werkgever, hetzij per post, hetzij via de HR-dienst, hetzij vermeld op een oude papieren loonstrook.
Wanneer er meerdere jaren verstrijken tussen de creatie van het account en de poging om in te loggen, zijn deze gegevens vaak zoek. Het personeelsnummer staat echter meestal op elke loonstrook die door het bedrijf is uitgegeven. Het terugvinden van één papieren loonstrook is dus voldoende om deze identificatie te recupereren.
De tijdelijke geheime code is alleen nuttig voor de allereerste inlog. Als het account al is geactiveerd, is alleen het door de werknemer gekozen wachtwoord vereist. De verwarring tussen deze twee stappen (initiële activatie en huidige inlog) genereert onnodige blokkades.
Downloaden van loonstroken: praktische beperkingen van de Arkevia-kluis
Eenmaal ingelogd is het raadplegen van de loonstroken relatief eenvoudig: de documenten zijn geordend op datum en werkgever. Elke loonstrook kan individueel worden gedownload in PDF-formaat.
Deze afwezigheid van groepsdownload vormt een concreet probleem wanneer u een compleet dossier moet samenstellen, bijvoorbeeld voor een hypotheekaanvraag of een pensioenaanvraag, die soms meerdere jaren aan loonstroken vereisen. Handmatig elk bestand, maand na maand, downloaden kost tijd.
Een administratief dossier voorbereiden vanuit Arkevia
- Identificeer eerst de periode die door de instantie wordt gevraagd (bank, pensioenfonds, rechtbank) voordat u met de downloads begint
- Hernoem elk PDF-bestand met een samenhangend formaat (jaar-maand-werkgever) om te voorkomen dat u elk document opnieuw moet openen
- Controleer of de gedownloade loonstroken alle pagina’s bevatten, sommige loondocumenten bestaan uit twee vellen
- Bewaar een lokale kopie op een harde schijf of persoonlijke opslagruimte, onafhankelijk van de Arkevia-kluis
De digitale kluis garandeert de bewaring van uw documenten gedurende een lange wettelijke periode. De overdraagbaarheid van gegevens is gratis en volledig, in overeenstemming met de regelgeving over digitale kluizen. Uw loonstroken blijven beschikbaar, zelfs als uw voormalige werkgever van payrollprovider verandert of zijn activiteiten staakt.
De belangrijkste moeilijkheid bij het recupereren van uw Arkevia loonstroken is niet technisch: het heeft te maken met het beheer van het e-mailadres en de inloggegevens op de lange termijn. Het bijwerken van uw persoonlijke adres bij de eerste inlog, het noteren van uw personeelsnummer en het behouden van toegang tot uw e-mail blijven de drie voorzorgsmaatregelen die de meeste blokkades voorkomen.